Para crear un proyecto de evaluación Radar de Competencias 360º debemos en primer lugar tener claro que competencias quiero incluir en la evaluación (consulte el artículo "Cómo diseñar un Radar de Competencias 360º exitoso"). Para esto comenzaremos en primer lugar definiendo las competencias y sus comportamientos. En el menú de la izquierda vamos a "Catálogos" y elegimos la opción "Diccionario de competencias"
1. Diccionario de Competencias
En el "Diccionario de competencias" encontramos dos secciones:
· "Diccionario de competencias predefinidas"
· "Mi diccionario de competencias"
· Botón de “Crear juego de competencias”
Ambas secciones se puede "plegar" y "desplegar" usando la flechita que encuentra a la derecha de cada una de las secciones.
1.1. Diccionario de competencias predefinidas
Estas competencias están en el sistema por defecto para ver los comportamientos que incluye cada competencia oprima sobre ella y se desplegará la definición de la competencia así como los comportamientos que la componen.
Tenga en cuenta que cada comportamiento refleja la pregunta del test, es decir el texto que usted ve en cada comportamiento es el mismo texto que el evaluado (y los evaluadores) verá en sus preguntas (el evaluado no verá en el test ni el nombre de la competencia ni la definición, esto sí saldrá en el informe), y que deberá valora respondiendo a la pregunta: “A continuación verá una serie de frases, valore de la forma más veraz posible en qué nivel muestra estos comportamientos en su actividad diaria y a qué nivel piensa, de forma realista, que debería llegar para un mejor desempeño”. Actualmente nuestra evaluación de competencias está basado en valoración de 1 a 10 para todos los comportamientos. Vea un ejemplo:
¿Y si quiere modificar una competencia predefinida o crear sus propias competencias?
1.2. Mi diccionario de competencias
Usted puede crear sus propias competencias usando como modelo una competencia predefinida y modificando lo que usted quiera (ya sean los textos, quitar o añadir comportamientos). Para ello oprima el símbolo de “copia” junto al nombre de la competencia predefinida y el sistema hará una copia de esa competencia y le aparecerá en la sección de “Mi diccionario de competencias” que se encuentra debajo.
Una vez copiado a su diccionario puede editar cualquier texto clicando sobre él, una vez editado debe dar a “enter” para que la edición se guarde. También puede eliminar comportamientos oprimiendo el símbolo de “basura” junto al comportamiento, así como crear nuevos mediante la opción de “Añadir nuevo comportamiento”. Una competencia debería tener como mínimo 2 comportamientos y no más de 5 para que sea efectiva.
Truco: Si tiene “abierta” una competencias, o está editando el texto de una competencia, pero se arrepiente de lo que ha puesto, antes de dar a “enter”, pliegue toda la sección de “Mi diccionario de competencias” con la flechita de la derecha, cuando vuelva a desplegar las competencias saldrán como estaban y todas cerradas. Lo mismo aplica en la sección de las competencias predefinidas, si quiere que todas vuelvan a aparecer “cerradas” (solo el nombre de la competencia), pliegue toda la sección y despliéguela de nuevo.
También puede crear sus competencias desde cero. Oprima el botón de “Nueva competencia” y le creará una competencia con comportamientos que puede formar a su gusto. Siempre para guardar sus nuevos textos dele a “enter”. Próximamente se podrán cargar competencias desde archivos Excel.
Consejo: Una competencia debe tener un título lo más corto posible (1 a 3 palabras), puede usar un código corto detrás del título si necesita diferenciarla de otras competencias con el mismo nombre (ej. “Comunicación Efectiva C1”). La definición de la competencia debe ser clara y concisa, sin florituras. Los comportamientos (preguntas del test) deben ser cortos y evitar ideas múltiples, deben reflejar sólo un comportamiento relacionado con esa competencia y no varios en una sola pregunta.
1.3. Crear un juego de competencias
Una evaluación de competencias se compone de un “juego de competencias”, es decir, un conjunto de competencias agrupadas. Crear un juego es sencillo en Evaluacenter, además los juegos de competencias ya creados podrá usarlos en otros proyectos más adelante también.
Para crear un juego de competencias oprima el botón de “Crear juego de competencias” que encontrará a la derecha de los diccionarios. Esto abrirá una venta en la que podrá “arrastrar” con su ratón las competencias que quiera incluir en su juego. Al “arrastrar” las competencias ponga atención a que el título de la competencia (y no sólo el cuadro) queda dentro del cuadro gris, por ello “arrastre” la competencia desde cerca de su título. Su juego de competencias debe tener un mínimo. Un juego de competencias debe tener como mínimo 3 competencias y recomendamos no más de 8 (aunque se puede hasta 16). Ponga un nombre reconocible a su juego y oprima el botón de “Crear”. Esto creará su juego que podrá ver en la sección de “Juegos de competencias” bajo el submenú “Competencias” en sus “Catálogos”.
2. Juegos de Competencias
En el menú de "Juegos de competencias" encontramos dos secciones:
· "Diccionario de juegos de competencias predefinidas"
· "Mi diccionario de juegos de competencias"
Ambas secciones se puede "plegar" y "desplegar" usando la flechita que encuentra a la derecha de cada una de las secciones.
2.1. Diccionario de juegos de competencias predefinidas
Estos juegos de competencias están predefinidos en el sistema y coinciden con las competencias que encontramos en los “módulos de competencias conductuales” de la evaluación DISC. Tenga presente que los “módulos de competencias conductuales” del DISC NO miden el desempeño de las competencias (refiérase al artículo “¿Qué miden las competencias conductuales del DISC?” pare entender estos módulos). Usted podrá seleccionar estos juegos de competencias cuando cree un proyecto de Radar de Competencias.
2.2. Mi Diccionario de Juegos de Competencias
Como hemos visto anteriormente también puede crear su propio juego desde el “Diccionario de competencias”. Sus juegos de competencias estarán disponibles para usarlos cuando cree un proyecto de Radar de Competencias
3. Crear un Proyecto de Radar de Competencias
Comience creando un proyecto de evaluaciones tal y como se explica en el artículo "Crear proyectos". Tenga en cuenta los tipos de Radares:
- Radar Simple (o individual): El evaluado sólo se evalúa a sí mismo.
- Radar Grupal (o cruzado): Todos los evaluados evalúan a todos los evaluados, sin distinción, el sistema convierte automáticamente a cada evaluado en evaluador de los demás. Tenga en cuenta que esta opción es para equipos pequeños (recomendamos hasta 6 u 8 personas, aunque se pueden mas), ya que si por ejemplo tiene un equipo de 10 personas, cada persona tendrá que evaluar a 9, lo cual puede llegar a ser tedioso.
- Radar Abierto: Es el 360º clásico con evaluadores externos (u observadores) en el que asignamos uno o varios evaluadores a cada evaluado.
Una vez que confirme la creación del proyecto el sistema le llevará a una pantalla de "Ajustes del Radar" que no aparece cuando creamos otro tipo de evaluaciones.
3.1. Ajustes del Radar y Competencias
En la imagen se muestra los ajustes del "Radar abierto"
3.1.1. Ajustes del Radar
En los Radares Simples y Grupales sólo verá las opciones de “Pesos de Competencias” y “¿Quién pone el objetivo?” Esto es lo que hace cada opción:
- Pesos de Competencias: Permite al creador del proyecto establecer un peso para cada competencia. Este peso sólo afectará a la valoración final general del evaluado, es decir el % final que obtiene como desempeño del conjunto de todas las competencias evaluadas. Cuando elegimos “con peso”, al cargar el juego de competencias veremos una columna en la que podemos establecer el peso para cada competencia, el total de pesos debe sumar 100.
- ¿Quién pone el objetivo?: Si elegimos “El evaluado” será éste quien establezca a través del test no sólo su valoración actual, sino también su objetivo. Si elegimos al “Administrador”, será el creador del proyecto quien pueda establecer el objetivo esperado para cada competencia, por defecto el objetivo será 100%
- ¿Niveles Identificados en los Informes?: Si elegimos “Anónimo”, en el informe todos los evaluadores quedarán integrados en una sola valoración sin distinguir los diferentes niveles o categorías de evaluadores. Si elegimos “Identificado”, en el informe se establecerán columnas para las valoraciones de los diferentes niveles o categorías de evaluadores.
- Niveles Identificados en Informe: Si elegimos “Niveles Anónimos” en el informe las columnas para cada nivel estarán simplemente numeradas (1, 2, 3) en función del número de niveles o categorías de evaluadores que establezcamos en la opción de “Niveles”. Si elegimos “Niveles identificados” en el informe nos saldrán identificadas las columnas de valoración de cada nivel con los niveles y etiquetas que establezcamos en la opción de “Niveles”.
- Niveles: Establecemos los niveles o categorías de evaluadores que incluiremos en el proyecto, cada nivel o categoría puede tener uno o más evaluadores. Cada evaluado debe tener al menos 1 evaluador en alguna de las categorías seleccionadas.
3.1.2. Competencias Radar
En esta sección asignará un “juego de competencias” a su proyecto, el sistema le mostrará una lista de los juegos predefinidos así como de sus propios juegos de competencias, al seleccionar uno se le mostrarán las competencias con tres posibilidades:
- Si eligió dar “peso” a las competencias verá una columna para establecer el peso, el cual debe sumar 100
- Si eligió que sea el administrador quien establezca el objetivo verá una columna en la que puede establecerlo, por defecto será de 100 para cada competencia, se puede establecer un peso distinto para distintas competencias sin que tengan que sumar ninguna cantidad total
Si desea asignar otro juego distinto, simplemente oprima la “x” que verá junto al título del juego de competencias desplegado para “des-seleccionarlo”.
Una vez haya terminado de configurar las opciones del proyecto oprima el botón de “Guardar”, esto le llevará a una nueva pantalla en la que introducir a los evaluados.
3.2. Crear Invitaciones del radar
En proyectos de Radar Simple (o individual) y Grupal (o cruzado) verá un diálogo donde introducir el nombre, apellido y email de los evaluados. En el caso de Radar Grupal no es necesario introducir a los evaluadores, ya que el sistema convertirá a cada evaluado en un evaluador de los demás.
En los proyectos de Radar Abierto verá una ventana en la que además de introducir el nombre, apellidos e email del evaluado, deberá introducir el email de los evaluadores (observadores) según los niveles o categorías que eligió, los cuales verá en columnas. Podrá crear tantos evaluados como haya establecido cuando creó el proyecto
¿Cómo importar desde un Excel? Prepare una hoja Excel sin cabeceros o títulos de columna. En la primera columna ponga el nombre del evaluado, en la segunda columna el apellido, en la tercera columna el email del evaluado, y a continuación una columna por cada nivel o categoría, dentro de cada celda de los niveles se puede poner un email o varios separados por coma. Haremos coincidir a los evaluadores (observadores) en su columna correcta según lo que nos muestra la tabla de introducción de datos. En este caso, sabríamos que en la columna Excel 4 en cada celda están los emails de los evaluadores de nivel “Superiores” y en la columna del Excel 5 deberán estar los “Subordinados”. Si hubiéramos elegido más niveles, o distintos o en distinto orden, el Excel a importar debería siempre reflejar esa estructura, la cual podemos ver en la tabla de introducción de datos.
Una vez introducidos los datos de los evaluados y evaluadores oprimimos el botón de “Siguiente” y el sistema nos llevará a la página de confirmación donde podremos elegir si el sistema envía automáticamente las invitaciones (o las enviamos nosotros manualmente más tarde) así como el idioma de los email. Al oprimir el botón de “Generar”, el sistema nos llevará a la pantalla de “Gestión del proyecto” donde veremos a nuestros evaluados y sus evaluadores (observadores).
4. Gestionar a los evaluados y evaluadores de un proyecto Radar Grupal o Abierto
Si necesita cambiar uno de esos evaluadores (siempre que no hayan hecho el test) puede “Reasignar” la evaluación metiendo el email del nuevo evaluador y dando al botón azul de "reasignar", el sistema enviará la invitación automáticamente al nuevo evaluador. También puede borrar a un evaluador que no haya cumplimentado el test con el botón rojo del cubo de basura. Podrá también volver a mandar la invitación a un evaludor con el botón naranja del sobre. Podrá además añadir nuevos evaluadores al evaluado usando el botón azul de "+Añadir evaluador", esto le abrirá un diálogo donde introducir el email del evaluador así como el nivel que tiene.
Tenga presente que un evaluado debe quedarse con al menos un evaluador o el informe no se generará correctamente, así como un evaluador por cada una de los niveles que estableció, o los valores del informe se verán afectados.
Usted puede saber que el evaluado ha terminado su propia autoevaluación cuando vea la fecha de finalización en la columna de “Finalizado”. Y podrá ver qué evaluadores han finalizado o no sus evaluaciones del evaluado en la columna de "Finalizado" de la sección de evaluadores.
Cuando tanto evaluado como evaluadores completen los test aparecerá el botón de descarga del informe. Tenga en cuenta que en proyectos de Radar con competencias creadas por usted el idioma de sus competencias en el informe saldrá en el que fueron creadas independientemente del idioma de descarga que utilice.